【不動産賃貸における電子契約とは？】オーナーが知るべき基本から注意点まで徹底解説

「電子契約とは？どういう仕組みなの？」とお悩みではありませんか。

電子契約は非常に便利な仕組みで、活用次第では様々な効果をもたらしてくれます。

とはいえ、制度の概要がわかりづらく、導入に踏み切れないオーナーも少なくありません。

本記事では、不動産賃貸における電子契約の基本と導入の際の注意点などを解説していきます。

電子契約とは？オーナーが知るべき基本

電子契約とは、作成した電子文書に署名することで契約が成立する仕組みのことです。

電子契約の導入にあたっては、システムの基本概要として、以下2点を理解しておく必要があります。

誤った対応は、契約無効として扱われるなどのリスクがあるため、基本は必ず押さえておきましょう。

①紙の契約と電子契約の違い

紙の契約と電子契約の主な違いには、以下の4つが挙げられます。

また、紙の契約と電子契約の最大の違いは、契約締結までのプロセスにあります。

紙契約では、郵送などで書類の行き来が必要でしたが、電子契約では契約締結から書面交付まですべてインターネット上で完結します。

②電子契約の法的効力

民法第522条2項には、契約形式の自由化について明記されており、原則どのような契約でも電子契約が利用できます。（事業用定期借地の契約は対象外）

ただし、契約の成立には、当事者間の承諾が必要です。

なりすましによる署名や、相手方からの同意が得られていない場合は、契約無効として扱われるので注意しなければなりません。

とはいえ、電子のやり取りでは、不正かどうか判断しづらいという問題があります。

そこで電子署名法では、適切な電子署名がされた契約であれば、電子であっても押印された紙の契約書と同等の法的効力を持つことにしています。

適切な電子署名として認められるのは、以下2点を満たした契約になります。

自力で電子契約を行う場合は、上記の機能を付与する手間がかかるため、導入の際は契約システムやサービスを導入するのが一般的です。

不動産賃貸で電子契約できる書類

不動産賃貸においては、法改正によって以下の書類が電子契約の対象となりました。

従来はこれらの書類を紙で交付していましたが、現在では電子による提供が可能となっています。

特に重要事項説明書については、借主への説明から書面の交付までをすべてオンライン上で完結できるようになり、契約までのプロセスを大幅に短縮することができます。

電子契約は、空室の早期成約を目指すオーナーにとって、非常に有効な手段といえるでしょう。

不動産賃貸における電子契約の流れ

不動産賃貸で電子契約を行う流れは、以下の5ステップに分けられます。

また、電子による賃貸契約については、事前に借主側へ電子利用の承諾を得ておく必要があります。

電子契約によるオーナー側のメリット3つ

電子契約を利用することで、オーナー側には以下の3つのメリットがあります。

紙の契約書の場合、整理整頓などの手間が発生しますが、電子契約では、書類はサーバーに保管されるため、管理の手間が発生しません。

また、仕事で店頭に出向く時間のない若年層を獲得しやすいなどのメリットもあるため、空室を埋めたいオーナーは前向きに電子契約の導入を検討してみましょう。

電子契約によるオーナー側のデメリット

電子契約は便利な反面、以下のデメリットがあるので注意が必要です。

電子契約のシステム導入と利用には、費用が発生します。

費用はシステムによって異なりますが、初期費用は5万円以下、月額の基本料金は2万円以下が相場です。

そのため、導入にあたり、費用対効果があるかや、採算が取れるかは確認しておく必要があるでしょう。

また、電子契約の書類を保管するときは、「電子帳簿保存法」に定められたルールを遵守しなければなりません。

具体的には、「契約書は7年保存する」などの細かい決まりがあり、遵守していないケースでは、税務署からペナルティを受けることもあります。

その他、パソコン操作に不慣れな入居者の場合、契約が滞る可能性も否定できません。

賃貸契約で電子契約を導入する際の注意点

これまで挙げたデメリットを踏まえ、賃貸契約で電子契約を導入する際は、以下3点に注意が必要です。

電子契約でシステムを導入する際は、法律に準拠しているものを選びましょう。

法律は定期的に改正があり、対応漏れによって想定外のトラブルが発生することがあります。

無用なトラブルを回避するためにも、法律に準拠したシステムを選ぶことが大切です。

また、セキュリティが脆弱だと、個人情報の流出や不正アクセスなどを招くかもしれません。

使用するパソコンには、セキュリティ対策ソフトを導入し、OS・ソフトウェアを常に最新にアップデートするなど、セキュリティの強化に努めましょう。

そして、紙契約でも対応できるよう準備しておき、入居者に合わせて対応を変えることも必要です。

なぜなら、柔軟な対応によってイメージアップにつながり、長期的に空室を防げる可能性があるためです。

賃貸契約のご相談は久和不動産まで

電子契約は、インターネットで契約が完結できる優れた仕組みである一方、知識不足によって思わぬトラブルを招く恐れがあります。

この記事では以下のポイントを解説しました。

久和不動産では、渋谷・世田谷・目黒・杉並エリアを中心に、賃貸契約のご相談を承っております。

特に、空室対策に強みがあり、高い入居率を維持している物件もございます。

契約でお困りのことがございましたら、ぜひ一度ご相談ください。